Datenschutzerklärung für die Schaffio-App

Stand: 23. August 2026

1. Verantwortlicher

Michael Lamberti
Klinkerstr. 65
66663 Merzig
E-Mail: michael.lamberti@gmail.com

2. Zweck der App

Schaffio ist eine Mitarbeiter-App für Handwerks- und Gerüstbaubetriebe. Der Zugang wird durch den Arbeitgeber (den jeweiligen Betrieb) eingerichtet. Der Betrieb ist für die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiteten Daten datenschutzrechtlich Verantwortlicher; der App-Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

3. Verarbeitete Daten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Benutzergruppe/Rolle, Spracheinstellung.
• Einsatz- und Arbeitszeitdaten: Einsätze, Stempelzeiten, Pausen, Arbeitszeitkonto, Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankmeldung).
• Standortdaten: nur bei aktivierter Stempeluhr-Funktion mit Geofence. Der Standort wird ausschließlich verwendet, um beim Erreichen/Verlassen des Firmenlagers an das Ein-/Ausstempeln zu erinnern bzw. den Stempelort zu prüfen. Es findet kein dauerhaftes Bewegungstracking statt.
• Inhalte: Fotos, Aufmaße, Sprachnotizen, Chat-Nachrichten und Dokumente, die Nutzer im Rahmen der Arbeit erfassen.
• Technische Daten: Push-Token des Geräts, Geräteplattform, App-Version, Protokolldaten zur Fehlerdiagnose.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App-Funktionen (Einsatzplanung, Zeiterfassung, Dokumentation, Kommunikation): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 BDSG im Beschäftigungskontext.
• Standortnutzung (Geofence): Einwilligung über die Systemberechtigung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufbar.
• Systemsicherheit und Fehlerbehebung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Hosting und Objektspeicher (Fotos/Dateien): Hetzner Online GmbH, Deutschland — Server-Standort EU.
• Push-Benachrichtigungen: Apple Push Notification service (Apple Inc.) bzw. Firebase Cloud Messaging (Google) für Android; übermittelt werden Push-Token und Nachrichteninhalte.
• KI-Funktionen (optional, nur bei aktiviertem KI-Modul des Betriebs und nach ausdrücklicher Einwilligung in der App): AWS Bedrock und AWS Transcribe (Amazon Web Services EMEA SARL, EU-Region) zur Textanalyse und Transkription von Sprachnotizen — Details siehe Abschnitt 5a.
• Echtzeit-Nachrichten (Chat): Pusher Ltd. (Vereinigtes Königreich, Angemessenheitsbeschluss).
• Geokodierung: OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation) — übermittelt werden Adressdaten zur Koordinatenermittlung.

5a. KI-Funktionen (Drittanbieter-KI-Dienst)

Einige Funktionen der App (Schnell-Eintrag, KI-Angebotsassistent, Aufmaß-Prüfung und -Strukturierung, Foto-Analyse, Transkription von Sprachnotizen, KI-Gedächtnis, optionale Chat-Übersetzung) nutzen einen externen KI-Dienst. Sie stehen nur zur Verfügung, wenn der Betrieb das KI-Modul aktiviert hat und der Nutzer in der App ausdrücklich eingewilligt hat. Vor der ersten Nutzung zeigt die App einen Einwilligungsdialog; ohne Zustimmung werden keine Daten an den KI-Dienst übermittelt und die übrigen Funktionen der App bleiben uneingeschränkt nutzbar.

• Welche Daten werden übermittelt: die vom Nutzer für die jeweilige Funktion eingegebenen oder ausgewählten Inhalte — Texte (getippt oder diktiert), Fotos und Aufmaß-Daten, Sprachaufnahmen, Chat-Nachrichten (nur bei aktivierter Übersetzung) — sowie der für das Ergebnis nötige Betriebskontext (z. B. Projekt- und Kundenname, Leistungskatalog, Einträge des KI-Gedächtnisses des Betriebs).
• An wen: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg — Dienste Amazon Bedrock (Text-/Bildanalyse) und Amazon Transcribe (Sprache-zu-Text), ausschließlich in EU-Rechenzentren. Grundlage ist der AWS-Auftragsverarbeitungsvertrag (AWS GDPR Data Processing Addendum). AWS verwendet Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen und speichert Ein-/Ausgaben von Bedrock nicht dauerhaft.
• Zweck: ausschließlich die Erzeugung des jeweils angeforderten Ergebnisses (z. B. Angebotsentwurf, Prüfhinweise, Transkript). Kein Profiling, keine Werbung, keine Weitergabe an weitere Dritte.
• Rechtsgrundlage: Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) in Verbindung mit dem berechtigten Interesse des Betriebs an effizienter Auftragsbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Widerruf: jederzeit in der App unter Einstellungen → KI & Datenschutz. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.
• Speicherung: Die Ergebnisse (z. B. Transkript, Entwurf) werden im Schaffio-Konto des Betriebs gespeichert wie andere Inhalte auch (Abschnitt 6).

6. Speicherdauer

Daten werden gespeichert, solange das Nutzerkonto besteht bzw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Arbeitszeitnachweise) bestehen. Nach Löschung des Kontos durch den Betrieb werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert.

7. Rechte der betroffenen Personen

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland. Anfragen richten Sie an Ihren Arbeitgeber (Verantwortlicher für die Beschäftigtendaten) oder an die oben genannte Kontaktadresse.

8. Berechtigungen der App

• Standort (auch im Hintergrund): nur für die Stempel-Erinnerung am Firmenlager (Geofence), optional.
• Kamera / Fotomediathek: für Baustellenfotos und Aufmaße.
• Mikrofon: für Sprachnotizen und Sprachnachrichten.
• Bluetooth: für die Verbindung zu Laser-Distanzmessgeräten (Leica DISTO).
• Mitteilungen: für Einsatz- und Chat-Benachrichtigungen.

Alle Berechtigungen sind optional und können in den Geräteeinstellungen jederzeit entzogen werden; die Kernfunktionen der App bleiben nutzbar.

9. Kein Tracking, keine Werbung

Die App enthält keine Werbung, kein App-Tracking über Apps/Websites Dritter hinweg und verkauft keine Daten.